I 4 principi della comunicazione efficace: come farsi capire

Comunicazione efficace vuol dire essere chiari, diretti e concisi in quello che diciamo.

Di solito, quando si parla o si scrive, si ha l’intento di trasmettere qualche tipo di informazione, e più bravi siamo a trasmettere informazioni, più possibilità avremo di essere capiti dai nostri interlocutori o lettori.

Però, nonostante tutti possano capire l’importanza di comunicare efficacemente, commettiamo spesso errori nel farlo.

Alcuni di questi errori sono minori, con conseguenze trascurabili, mentre altri sono più madornali, e possono portare a seri fraintendimenti.

Fortunatamente, ci sono dei semplici principi che si possono seguire per evitare di sbagliare nella comunicazione.

Questi principi sono stati formulati da Paul Grice, un eminente linguista e filosofo inglese che ha studiato i modi in cui le persone traggono un senso dal linguaggio.

In questo articolo vedremo esattamente quali sono i suoi principi, o le sue “massime”, della comunicazione efficace, e vedremo quello che si può fare nel concreto per applicarle al nostro stile comunicativo.

Comunicazione efficace: i 4 principi di Grice

I 4 principi di Grice sulla comunicazione efficace descrivono come instaurare un canale comunicativo in cui potersi comprendere reciprocamente e in modo naturale.

La premessa è…

tutte le conversazioni tendono a raggiungere un obiettivo attraverso la cooperazione tra le parti e per essere essere efficaci nel loro scopo entrambe devono comprendere il significato letterale e implicito delle parole.

Per intenderci, quando parliamo diciamo e mostriamo quello che pensiamo, e al tempo stesso recepiamo le parole, i toni e i gesti dei nostri interlocutori.

Se facciamo domande, abbiamo delle aspettative su quello che la persona potrebbe dire, o su quello che vorremmo che dicesse. Se la persona dice troppo, o troppo poco, potremmo rimanere insoddisfatti, delusi o frustrati (e viceversa).

Le 4 massime di Grice servono proprio a ridurre le possibilità che ciò accada e sono:

Quantità. Il tuo contributo alla conversazione deve essere informativo.
Qualità. Non dire cose che sai o credi essere false o per cui non hai prove.
Rilevanza. Fa sì che il tuo contributo sia attinente all’argomento in questione
Modalità. Evita di usare espressioni oscure o ambigue, tipo parole troppo tecniche o di cui non conosci il significato.

Anche se la loro natura è descrittiva, è possibile usare questi principi come linee guida per rendere il nostro linguaggio più efficace.

Vediamo più in dettaglio come.

1. Quantità (sii informativo)

Ci sono due massime della quantità:

Rendi la tua comunicazione informativa. Fornisci le informazioni necessarie allo scopo – non dire troppo poco.
Non dire più del necessario. Lascia fuori dettagli irrilevanti che non sono utili ai fini della conversazione.

Ecco tre esempi di conversazioni che violano il primo principio della quantità:

A: Dove stai andando?
B: Fuori.
A: Com’è andata la tua giornata?
B: Bene.
A: Cos’hai imparato a scuola?
B: Niente.

Anche se non avessimo mai sentito parlare di Grice, capiamo intuitivamente che le risposte date alle domande sono non cooperative.

Il primo interlocutore vorrebbe avere un certo livello di dettaglio nella risposta ma il secondo interlocutore sembra non voler cooperare.

Similmente, immaginiamo che un professore universitario acconsenta a scrivere una lettera di raccomandazione come questa:

Salve,
Il signor X ha una buona padronanza della lingua e ha partecipato con regolarità alle mie lezioni.
Cordiali saluti,
Dot. Y

Violando la massima della quantità il professore in questione sta dicendo, implicitamente, che questo studente non ha nulla di speciale.

Ecco invece un esempio all’estremo opposto:

A: Papà dov’è il martello?
B: Sul pavimento, a dieci centimetri dalla porta del garage, esattamente dove lo hai lasciato tre ore fa, dopo che ti ho detto di rimetterlo nella cassetta degli attrezzi.

In questo caso la persona sta dicendo troppo e sta segnalando una qualche forma di fastidio o rancore.

2. Qualità (sii veritiero)

La massima della qualità stabilisce che per avere una comunicazione efficace dobbiamo dire la verità.

Ciò comporta 2 sotto-principi:

evitare di dire quello che sai essere falso;
evitare di dire quello per cui non hai prove.

Chi si trova a mentire, e lo fa consapevolmente o inconsapevolmente, compromette l’efficacia della comunicazione impedendo uno scambio di informazioni di valore.

La massima della qualità viene anche violata tutte le volte in cui parliamo di cose o di persone che non conosciamo bene.

Rientrano qui quelle affermazioni generiche e semplicistiche che contengono termini assolutisti come tutti, mai o sempre… come:

Gli uomini sono tutti uguali
I meridionali sono tutti fannulloni
Mi va sempre tutto storto
Non capisci mai quello che voglio dire
I politici sono tutti corrotti

Frasi come queste non hanno qualità perché sarebbe impossibile dimostrare la loro veridicità.

Quel che è di più, dobbiamo considerare che le nostre parole, specialmente quelle non veritiere, hanno un impatto sugli altri in quanto influenzano le loro azioni e il loro modo di vedere la realtà.

C’è dunque da prestare particolare attenzione alla qualità della nostra comunicazione con i figli e chiunque altro sia facilmente influenzabile da quello che diciamo, perché il rischio è di instillare false convinzioni e pregiudizi.

3. Rilevanza (sii rilevante)

Il principio della rilevanza sostiene che per avere una comunicazione efficace il nostro contributo alla conversazione deve essere attinente all’argomento di cui si parla.

Se si sta parlando del problema di qualcuno non interromperlo per parlare di quello che ti è successo stamattina, a meno che non sia d’aiuto.

È questa la fase in cui è importantissimo ascoltare e prestare attenzione.

Molte persone affrontano le conversazioni come opportunità per dire quello che gli passa per la testa e non hanno nessun interesse a comprendere il punto di vista altrui.

Chi è incentrato su di sé, o persino narcisista, avrà più fatica a essere rilevante rispetto a chi prova un sincero interesse per gli altri.

Ecco un esempio di conversazione che viola il principio di rilevanza:

A: Sono preoccupato per Stefano, è da giorni che non lo vedo.
B: C’è una Volvo parcheggiata davanti il bar di casa tua.

L’unico modo in cui la risposta di B potrebbe essere rilevante è se Stefano fosse il proprietario di una Volvo.

4. Modalità (sii chiaro)

Il principio della modalità sostiene che dobbiamo essere chiari nel nostro linguaggio.

Ci sono dei sotto-principi che derivano da questa massima.

Evita oscurità di espressione. Non usare parole complicate, specialmente se sai che il tuo ascoltatore non sarà in grado di comprenderle.
Non essere ambiguo. Evita di usare uno stile comunicativo che può essere interpretato in vari modi o che può creare confusione al tuo interlocutore.
Sii conciso. Fornisci le informazioni necessarie in modo tale da far capire quali sono i punti essenziali del tuo discorso.
Sii ordinato. Se un concetto ha bisogno di una premessa per essere compreso, parla della premessa prima e del concetto dopo, dà un ordine logico alle informazioni.

Il principio della modalità non si preoccupa tanto di quello che viene detto ma del modo in cui viene detto.

Anche se la sostanza di quello che diciamo è la stessa, dobbiamo adattare il nostro stile comunicativo alle circostanze, e avere la sensibilità di capire quando è giusto usare un linguaggio formale, per esempio, e quando uno informale.

Lettura consigliata: Comunicazione Persuasiva di Francesco Martini

Un libro in cui sono state raccolte tutte le tecniche e i segreti relativi alla persuasione, alla psicologia, al linguaggio del corpo e all’analisi delle persone.

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Usare i principi della comunicazione efficace come linee guida

In un certo modo, i principi della comunicazione efficace di Grice sembrano semplici perché intuitivi. Cioè, è facile in teoria capire che non dobbiamo dire troppo e che dobbiamo attenerci all’argomento in questione.

In realtà, però, le persone spesso violano questi principi senza rendersene conto, e così facendo danno vita a incomprensioni e risentimenti.

Visto che sono così intuitive, le massime di quantità, qualità, rilevanza e modalità sono anche facili da ricordare, e per questo possono cambiare completamente il modo in cui comunichiamo nonché aiutarci a migliorare i rapporti interpersonali.

Per farlo, basta che ogni volta che comunichiamo con qualcuno facciamo a noi stessi le seguenti domande:

Sto includendo le mio discorso le informazioni necessarie? Oppure, in quello che dico ci sono informazioni irrilevanti o non necessarie?
Sto dicendo la verità? Oppure, ho la prova che questo che sto dicendo è vero?
È quello che dico attinente al discorso?
Sto parlando in un modo facile da capire?
Sto presentando le informazioni in modo strutturato, ordinato e logico?

Se le risposte tendono al “no”, vuol dire probabilmente che c’è qualcosa da cambiare nello stile comunicativo e che la comunicazione non sarà molto efficace.

Se, invece, tendono al “sì”, avremo fatto il giusto sforzo per contribuire alla buona riuscita dell’intento comunicativo.

La comunicazione empatica

Ai due principi di quantità e qualità il poeta Rumi aggiunge anche un altro principio, quello della gentilezza.

Prima di parlare, dice, fa sì che le tue parole passino da tre cancelli:

Al primo cancello chiediti: È quello che sto dicendo vero?
Al secondo: È quello che sto dicendo necessario?
E al terzo: È quello che sto dicendo gentile?

Nel mondo dei social si vede giornalmente parecchia cattiveria, e i nostri schermi spesso ci consentono di dire cose che non diremmo mai nella vita reale.

Basterebbe fare un minimo di esame di coscienza e ripensare a quello che abbiamo detto nelle ultime ore per capire che essere gentili con le parole è molto difficile.

Nel mio libro, Dentro la Tana del Coniglio, Cosa ci rende felici, parlo proprio di come le parole possano fare più male della violenza fisica, e di come basti poco a infliggere delle ferite che rimarranno nell’animo della persona per molto tempo.

Non basta dunque essere efficaci nella comunicazione, bisogna anche essere sensibili e attenti, e seguire sempre la regola d’oro (riadattata alla comunicazione):

Evita di dire agli altri quello che non vorresti fosse detto a te stesso.

Sei d’accordo?